员工辞职工作流程和注意事项
一、适用场景
1、适用范围:本操作指引和注意事项,以及配套使用的文书工具,适用范围是员工辞职的主要场景,具体包括:员工申请离职、员工被迫离职和员工不辞而别。
2、规避风险:主要包括帮助企业明确协商解除提出方,规避补偿费用支付风险、明确离岗时间等。
二、工作流程
二、“员工被迫离职”注意事项
1、“被迫辞职”指的是根据《劳动合同法》和《劳动合同实施条例》规定,企业有以下情形之一 ,劳动者可以提出被迫辞职,单方解除劳动合同:
1)未按照劳动合同约定提供劳动保护或者劳动条件的;
2)为及时足额支付劳动报酬的;
3)未依法为劳动者缴纳社会保险费的;
4)规章制度违反法律法规的规定,损害劳动者权益的;
5)以欺诈、胁迫的手段或趁人之危,使劳动者在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同致使劳动合同无效的;
6)在劳动合同中免除自己的法定责任、排除劳动者权利的;
7)违法法律、行政法规强制性规定的;
8)以暴力、威胁或者非法限制人身自由的手段强迫劳动者劳动的;
9)违章指挥、强令冒险作业危及劳动者人身安全的;
2、是否属于“强迫辞职”要通过员工发出的解除通知书以及其他信息来判断
1)可以通过员工在发出的解除劳动关系通知书中填写的辞职理由来判断属于自愿离职还是被迫离职;
2)在某些情形下,员工未向企业履行通知义务,而以企业过失为由直接向仲裁机构申请解除劳动关系,主张经济补偿。
3、企业可以通过事前预防、事后抗辩的方式应对员工“被迫辞职”
1)事前预防。在签订《劳动合同》或签订《劳动合同补充协议》时,加入被迫解除劳动合同限制条款。如:
甲方(公司)具有《劳动合同法》第三十八条规定的情形且符合以下条件的,乙方(员工)可以依据该条款解除合同:
(一)未及时足额支付劳动报酬,经乙方催告,甲方未在指定期限内支付或者做出合理解释的;
(二)未依法缴纳社会保险费,经社会保险管理机构责令限期缴纳或者补足,甲方仍未依法缴纳的;
(三)甲方规章制度因违反法律法规的规定而实际损害乙方权益,经乙方催告,甲方围在指定期限内更正或者做出合理解释的。
存在以下情形之一,乙方不得以此为由依据《劳动合同法》第三十八条提出解除劳动合同:
(一)甲方非因故意或者重大过失导致未及时足额支付劳动报酬的;
(二)甲方因不可抗力、自然灾害、经营困难、停产歇业、资金周转受到影响而无法及时足额支付劳动报酬的;
(三)甲乙双方因对计算劳动报酬的基数、方法理解不一致等客观原因而最终导致未足额支付劳动报酬的;
(四)因计算和处理中的失误造成所发劳动报酬数额与员工应得数额存在差异,甲方或其人力资源部认可并允许在下月工资中予以补正。
2)事后抗辩。第一,程序性抗辩,根据上述“被迫解除限制条款”,给予企业一定的宽限期进行改正。企业可以在庭审中,以劳动者未履行约定程序抗辩解除违法。第二实体性抗辩,主要企业提供证据证明属于客观情形所致,而非故意为之。例如:
(一)未按劳动合同约定提供劳动条件。企业可以证明没有合同约定或实际履行不符;证明劳动合同约定的条件未变更或临时性变更;证明劳动条件已构成默示变更,即:用人单位与劳动者协商一致变更劳动合同,虽未采用书面形式,但已经实际履行了口头变更的劳动合同超过一个月,变更后的劳动合同内容不违反法律、行政法规且不违背公序良俗。
(二)未足额支付劳动报酬。企业可以证明属于客观情况(不可抗力、自然灾害、经营困难等);证明计算标注有差异(双方理解不一致);证明认为失误(非主观故意行为);证明非劳动报酬(如维修年休假工资、高温补贴等)。
(三)未依法为劳动者缴纳社会保险。企业可以证明未足额缴纳(即缴纳基数与工资不一致);证明未全部缴纳(即缴纳的险种不全,或缴纳的年限不足);证明未及时缴纳(即未在用工第一时间缴纳);证明劳动者主动放弃保险(需要掌握员工主动放弃社保的书面说明)。
(四)用人单位的规章制度违反法律法规的规定,损害劳动者权益的。企业证明规章制度符合法律法规;证明规章制度制定和修改,程序合法(经过民主程序制定和修改并向员工进行公示);不认可劳动者提供的其权利收到损害的证据;证明规章制度与劳动者权益损害没有因果关系
(五)其它情形。如果存在欺诈、胁迫的手段或乘人之危的行为,证明该行为不足以导致对方自违背真实意思的情况下订立或变更合同等。
三、“员工申请离职”注意事项
1、通知期限是提前30天或3天(试用期员工)
2、通知方式建议采用书面形式。根据法律规定,员工提出解除劳动合同须以书面方式(试用期的没有要求),从风险管理角度考虑,建议用人单位不管是什么情形,均要求员工采用书面形式。
3. 劳动者提出辞职后,用人单位可以选择30天到期解除劳动关系,也可以选择立即解除劳动关系
四、“员工不辞而别”注意事项
1、员工不辞而别不意味着劳动关系自动解除,仍需用人单位履行一定的程序。
1)催告返工程序。当员工不辞而别后,先向其事先确认的送达地址邮寄送达催告函(参见工具《限期返岗通知书》),催告其返回公司正常上班,告知其如有特殊情况,需履行请假手续并提交相应的证据,并告知逾期不返的后果。
2)提前通知工会。催告函发出超过指定期限员工仍未返回的,再依据公司规章制度的规定(缺勤达到一定天数解除劳动合同)做出解除劳动合同的决定,解除前须通知工会(参见《关于与XXX解除劳动合同通知书(通知工会)》)。
3)文书送达。用人单位根据流程制作相关文书后,向员工文书送达。向员工邮寄送达文书,须通过邮政EMS快递,并在详情单上注明员工名称以及所寄文件名称,如:张某某《限期返岗通知书》、《解除劳动合同通知书》、《自愿解除劳动关系确认书》等,目的在于保留整个送达过程
2、通知工会注意事项
1)用人单位单方解除劳动合同,应当事先将理由通知工会。
2)工会有权要求用人单位纠正。用人单位应当研究工会的意见,并将处理结果书面通知工会。但最终是否解除的决定权在用人单位,只要用人单位将最终处理结果书面通知工会即可。
3)如果单位没有工会怎么办?
用人单位未建立工会的,应当通过告知并听取职工代表意见的方式或向当地工会征求意见的变通方式来履行告知义务这一法定程序
4)当地工会不接受怎么办?
用EMS寄送快递的方式解决,快递面单上写明寄送的内容是什么?保留好寄送的面单,结合寄送记录,就可以完成工会程序
2、员工没有提前30日通知便不告而别,用人单位可要求员工承担赔偿责任,但不能要求支付违约金。赔偿责任包括:用人单位为录用劳动者直接支付的费用、培训费用、对生产、经营和工作造成直接经济损失,以及劳动合同约定的其它赔偿费用。
五、配套工具
《限期返岗通知书》
《解除劳动合同通知书》
《自愿解除劳动关系确认书》
《关于与XXX解除劳动合同通知书(通知工会)》
六、参考法律法规
1、《劳动合同法》
第三十七条 劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位,可以解除劳动合同。劳动者在试用期内提前三日通知 用人单位,可以解除劳动合同。
第三十八条 用人单位有下列情形之一的,劳动者可以解除劳动合同:
(一)未按照劳动合同约定提供劳动保护或者劳动条件的;
(二)未及时足额支付劳动报酬的;
(三)未依法为劳动者缴纳社会保险费的;
(四)用人单位的规章制度违反法律、法规的规定,损害劳动者权益的;
(五)因本法第二十六条第一款规定的情形致使劳动合同无效的;
(六)法律、行政法规规定劳动者可以解除劳动合同的其他情形。
用人单位以暴力、威胁或者非法限制人身自由的手段强迫劳动者劳动的,或者用人单位违章指挥、强令冒险作业危及劳动者人身安全的,劳动者可以立即解除劳动合同,不需事先告知用人单位。
第四十三条 用人单位单方解除劳动合同,应当事先将理由通知工会。用人单位违反法律、行政法规规定或者劳动合同约定的,工会有权要求用人单位纠正。用人单位应当研究工会的意见,并将处理结果书面通知工会。
2、原劳动部办公厅《关于通过新闻媒介通知职工回单位并对预期不归者按自动离职或旷工处理问题的回函》
对于不辞而别的员工,单位首先应当通知其在规定时间内回单位报到或办理有关手续,通知应以书面形式直接送达职工本人;本人不在的,交其同住成年亲属签收。直接送达有困难的可以邮寄送达,以挂号查询回执上注明的收件日期为送达日期。如果受送达职工下落不明,或者用上述送达方式无法送达的情况下,可以采用公告送达的方式,即张贴公告或通过新闻媒介通知。自发出公告之日起,经过30天,即视为送达。在此基础上,单位可认定不辞而别员工自动离职。
3、《违反<劳动法>有关劳动合同规定的赔偿办法)》
第四条 劳动者违反规定或劳动合同的约定解除劳动合同的,对用人单位造成损失的,劳动者应赔偿用人单位下列损失:
(一)用人单位为录用劳动者直接支付的费用
(二)用人单位为劳动者支付的培训费用
(三)对生产、经营和工作造成直接经济损失
(四)劳动合同约定的其它赔偿费用
七、温馨提示
2、本操作指引和注意事项旨在最大程度帮助企业合法规避法律风险,但由于各地司法实践具有差异,用工风险无法完全避免。
3、如有发现错误或遗漏,欢迎向我们提出,以便我们持续进行改进和完善。